460 wensen in één project

Hoe houd je overzicht in een project met 13 betrokken projectpartners en hoe zorg je dat honderden wensen, eisen en belangen van verschillende partijen samenkomen in één uitvoerbaar project? En hoe voorkom je dat een complex project vastloopt wanneer alle partijen allemaal iets anders willen en nodig hebben, waarbij alles herleidbaar moet zijn?  Binnen OVAH is dat precies de uitdaging van de eisenmanagers die aan de start van het OVAH-project stonden en met z’n tweeën meer dan 460 wensen hebben opgehaald en in kaart hebben gebracht.   

Voor Ilca Italianer en Jan de Liefde, eisenmanagers bij OVAH, draait het werk niet alleen om techniek of infrastructuur maar vooral om het verbinden van al die verschillende belangen.  “Iedere partij kijkt vanuit een ander belang naar hetzelfde project met heel veel uiteenlopende wensen, “vertelt Ilca. “De kunst is om daar één samenhangend geheel van te maken.”   

Wat maakt dit project zo complex? 

Al vroeg in de verkenningsfase begonnen Ilca en Jan met het ophalen van wensen bij de betrokken partijen. Die aanpak kwam niet uit het niets. Vanuit eerdere grote infrastructurele projecten, waaronder de Noord/Zuidlijn, wisten zij hoe belangrijk het is om belangen vanaf het begin zichtbaar te maken en zorgvuldig vast te leggen. 

Hierdoor zijn ze aan de start van het project OV-verbinding Amsterdam-Haarlemmermeer direct begonnen met het ophalen van alle wensen.  Sommige gingen over veiligheid. Andere over bereikbaarheid, onderhoud, beheer of toekomstige uitbreidingen.   

Gemeenten dachten na over ruimtelijke inpassing, vervoerders over exploitatie en reizigersstromen, terwijl beheerders vooral keken naar continuïteit en onderhoud. Vooral Schiphol had complexe vraagstukken. 

“Schiphol had een aantal impactvolle wensen,” vertelt Ilca. Er zijn veel voorbeelden te noemen. “Denk aan een metrolijn aanleggen naast bestaande treinsporen en het station Schiphol Airport. ” Maar ook hoe ga je bouwen wanneer een luchthaven tijdens de bouw gewoon moet blijven functioneren en de veiligheid van reizigers altijd voorop staat?”   

Wat maakt het werk als eisenmanager bijzonder?  

De uitdaging van een eisenmanager zit niet in het verzamelen van wensen, maar in het verbinden ervan. Geen enkele wens staat op zichzelf. Wat voor de ene partij een logische wens is, kan gevolgen hebben voor ontwerpkeuzes, uitvoerbaarheid of kosten elders in het project. 

“Je kunt een ontwerp niet los zien van het gebruik,” vertelt Jan de Liefde. “Alles grijpt op elkaar in.” 

Binnen OVAH werd daarom gewerkt vanuit één centrale driehoek: ontwerp, klanteisen en gebruik. Vanuit die samenhang werden wensen beoordeeld, afgewogen en vertaald naar concrete projecteisen. Juist die combinatie van techniek, samenwerking en belangenafweging maakt het werk als eisenmanager bijzonder. 

Wat was een dilemma?  

Een belangrijk dilemma was de vraag welke wensen direct meegenomen moesten worden in de verkenningsfase en welke doorschuiven naar een volgende fase van het project. Tijdens het ophalen van de wensen werd voortdurend beoordeeld of een wens essentieel was voor het vergelijken van de vijf alternatieven, of pas relevant voor de planning en studiefase of zelfs pas bij de aanlegfase. 

Van de ongeveer 460 opgehaalde vraagstukken zijn uiteindelijk circa 214 meegenomen in de ontwerpen van de basisalternatieven. De overige wensen blijven bewaard voor latere fases van het project. De alternatieven moesten niet alleen goed inpasbaar zijn in de omgeving, maar ook bouwbaar, betaalbaar en uitvoerbaar zijn.  

Daarbij verschilde de impact sterk per vervoersmiddel. Bij een metro spelen andere ruimtelijke vraagstukken dan bij trein of bus.  “Bij metro’s moet je nu al nadenken over waar je straks vijftien nieuwe metrostellen opstelt en onderhoudt,” vertelt Jan. “Dat heeft direct invloed op het ontwerp en de ruimte die je nodig hebt. Bij een treinvariant maak je gebruik van bestaande onderhoudslocaties en kijk je vooral naar extra opstelcapaciteit zoals Hoofddorp. Bij de bus variant draait het juist om ruimte voor laadvoorzieningen om elektrisch te kunnen rijden”. Juist doordat alle keuzes en afwegingen zorgvuldig zijn vastgelegd, blijft later inzichtelijk waarom bepaalde besluiten zijn genomen. 

Wat was een belangrijk inzicht of oplossing?  

Binnen een project met zoveel stakeholders ontstaat vertrouwen alleen wanneer partijen zien dat hun belangen serieus worden meegenomen. Daarom werden alle wensen opgehaald, besproken en digitaal vastgelegd. “Heldere vastlegging voorkomt discussies later in het project,” aldus Ilca Italianer.  

Daarnaast werd veel aandacht besteed aan het onderhouden van de relaties tussen de dertien betrokken partners. Via werksessies en voortdurende afstemming bleven partijen actief betrokken bij het proces en bij elkaars belangen. 

Wat hebben we geleerd?  

OVAH laat zien dat samenwerking niet vanzelf ontstaat. Het vraagt om een gestructureerde aanpak, duidelijke afspraken en blijvende aandacht voor de betrokken partijen. 

Veel van die aanpak komt voort uit ervaringen bij de Noord/Zuidlijn en andere projecten. Partijen vroeg betrekken, informatie zorgvuldig vastleggen en blijven investeren in gezamenlijke werksessies bleek ook binnen OVAH van grote waarde. 

Het belangrijkste inzicht is misschien wel dat vertrouwen groeit wanneer partijen zien dat hun belangen zichtbaar worden meegenomen in de besluitvorming. 

“Juist die complexiteit maakt dit werk interessant,” besluit Ilca. “Je bouwt niet alleen aan infrastructuur, maar ook aan samenwerking tussen partijen.”